Şantiye günlüğü: fotoğraflı saha raporu nasıl tutulur?

Şantiye günlüğü nedir, neden tutulur?

Şantiye günlüğü (şantiye defteri, saha raporu), bir şantiyede günün olaylarının tarih sırasıyla yazıldığı kayıttır: hangi işler yapıldı, hava nasıldı, kaç kişi çalıştı, hangi malzeme geldi, ne sorun yaşandı. Dört ana işe yarar:

• Hafıza. Üç ay önce “o duvar hangi gün örüldü?” sorusunun cevabı günlüktedir.
• Uyuşmazlık. Gecikme, hava şartı ya da iş sahibi kaynaklı bekleme gibi konularda tarihli kayıt elinizde bulunur.
• Hakediş desteği. Ay sonunda yapılan iş ve metraj konuşulurken günlük ve fotoğraflar dayanak olur. Konuyu hakediş rehberinde da işledik.
• Raporlama. Ofis, iş sahibi ve yönetim şantiyeyi ziyaret etmeden durumu görür.

Günlükte neler yazılmalı?

Uzun yazmak gerekmez; her gün aynı başlıklar doldurulursa günlük tutarlı olur:

• Tarih ve şantiye.
• Hava durumu. Yağış, sıcak, rüzgâr: iş programını etkileyen her şey.
• Çalışan sayısı. Kaç kişi çalıştı, hangi ekipler sahadaydı. Bu bilgiyi puantajla eşleştirmek faydalıdır.
• Yapılan işler. Hangi kat, hangi blok, hangi imalat.
• Gelen malzeme ve ekipman. Önemli teslimatlar.
• Sorunlar ve engeller. Eksik malzeme, bekleme, kaza ya da ramak kala, iş sahibi talepleri.
• Yarın için notlar. Ertesi günün planı ve yapılması gerekenler.
• Fotoğraf. En az birkaç kare: yapılan iş, sorun, ilerleme.

Kâğıt defter ve mesaj gruplarının sorunu

Çoğu şantiyede günlük ya kâğıt defterde ya da akşam WhatsApp grubuna atılan birkaç satırla tutulur. Bunun sınırları bellidir: defter şantiyede kalır ve ofis göremez; mesajlar grubun içinde kaybolur; fotoğraflar telefonların galerisinde dağılır ve hangi şantiyeye ait olduğu karışır; ay sonunda “şu tarihte ne yapılmıştı” sorusuna bakmak için yüzlerce mesajı kaydırmak gerekir.

Sahabaşı’nda saha günlüğü

Sahabaşı’nda saha günlüğü, “Saha” grubundaki modüllerden biridir. Kılavuzdaki akış:

1. Günlüğü yazın. “Saha Günlüğü”nde şantiyeyi seçin; yapılan işi, sorunları ve yarın için notları yazın. Günün işleri, hava durumu ve fotoğraflar şantiyeye göre günlüğe kaydedilir. Masaüstünde Ctrl+S ile kaydedilir.
2. PDF alın. Günlükte “PDF” düğmesine basın; çıktıyı yazdırabilir ya da iş sahibine gönderebilirsiniz.
3. Fotoğraf ekleyin. “Kaydet → Saha fotoğrafı” ile kameradan çekin ya da galeriden seçin, şantiyeyi seçip isterseniz kısa bir not ekleyin. Fotoğraflar tarihli ve şantiyeye bağlı galeride durur.
4. Akşam kontrolü. “Bugün” ekranındaki saha günlüğü göstergesi 0/… ise o gün günlük yazılmamıştır.

Sahabaşı ayrıca aynı kayıtlardan Şantiye-M için bir özet çıkarır. Bu özet resmî kaydın yerine geçmez; Şantiye-M’ye girişi kendiniz yaparken elinizde hazır bilgi olması içindir.

İş sahibine paylaşım bağlantısı

İş sahibi, şantiyenin durumunu görmek ister ama sistemin içine girmesini istemezsiniz. Sahabaşı’nda “Paylaşım bağlantıları” ile iş sahibine şifre vermeden, süreli bir bağlantı gönderebilirsiniz:

• Hangi şantiyenin ve neyin görüneceğini tek tek siz seçersiniz: ilerleme yüzdesi, işaretlediğiniz fotoğraflar, haftalık özet.
• Paylaşılan sayfada çalışan adı, maliyet ve sorunlar görünmez.
• Bağlantıyı kopyalar ya da QR olarak gösterirsiniz; süresini siz belirlersiniz ve istediğiniz an kapatırsınız.

Bağlantıyı bilen herkes o bilgiyi görür; bu yüzden yalnız göndermek istediğiniz kişiye iletin ve iş bitince kapatın.

Örnek bir günlük girişi

Günlüğün nasıl görünebileceğini göstermek için kurgusal bir giriş (gerçek bir şantiyeye ait değildir):

Bu kadar kısa bir kayıt bile, aylar sonra “neden gecikti?” sorusunun cevabını verir: yağış, pompa teyidi ve malzeme gelişi tarihleriyle belgelenmiştir.

Fotoğraf çekerken dikkat edilecekler

Fotoğraf, günlüğün en güçlü ek kanıtıdır; ama rastgele çekilen fotoğraf işe yaramaz. Birkaç basit kural fark yaratır:

• Aynı noktadan çekin. İlerlemeyi göstermek için bir cephenin ya da katın fotoğrafını her hafta aynı açıdan çekin.
• Yakın ve geniş çekin. Hem genel görünüm hem detay (donatı aralığı, birleşim, kaçak) olsun.
• Kapatılacak işleri önce çekin. Beton, sıva ya da kaplama altında kalacak donatı ve tesisat, kapanmadan fotoğraflanmalı.
• Şantiyeye ve tarihe bağlayın. Galeride dağınık duran fotoğrafın hangi şantiyeye ait olduğu zamanla unutulur.
• Kişileri çekerken dikkat edin. Çalışanların yüzünün göründüğü fotoğrafları paylaşırken kişisel veri hassasiyetini gözetin; iş sahibine paylaşımda yalnız gerekli kareleri işaretleyin.

Günlüğü sürdürülebilir kılan beş alışkanlık

1. Kısa ve her gün. Üç satırlık düzenli bir günlük, haftada bir yazılan uzun metinden değerlidir.
2. Aynı sorumlu. Her şantiyede günlüğü yazan kişi belli olsun (genelde şantiye şefi).
3. Fotoğrafı yerinde çekin. Gün sonuna bırakılan fotoğraf unutulur; iş yapılırken çekilen kare hem tarihlidir hem net.
4. Sorunu adıyla yazın. “Sorun yoktu” yerine bekleyen, eksik ya da geciken şeyi açıkça yazın.
5. Ay sonunda geriye bakın. Günlük, maliyet ve ilerleme konuşulurken referans olsun.

Sık sorulan sorular

Bu rehber 20 Ekim 2026 tarihinde yazıldı. Mevzuata dair bölümler genel bilgi amaçlıdır; kendi işiniz için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza danışın. Sahabaşı özelliklerinin ayrıntısı için özellikler bölümüne bakın.