İnşaat maliyet takibi: şantiye gideri günü gününe nasıl izlenir?

Şantiye maliyeti hangi kalemlerden oluşur?

İnşaat maliyeti genellikle şu ana kalemlerden toplanır:

• İşçilik. Kendi işçilerinizin ücreti (puantajdan çıkar) ve sigorta ile yan giderleri.
• Malzeme. Sipariş edilen, depoya giren ve sahaya harcanan malzemenin bedeli (stok takibi ile bağlantılıdır).
• Taşeron. Taşerona ödenen ya da ödenecek hakediş tutarları.
• Makine ve ekipman. Kiralama, yakıt, bakım.
• Şantiye genel giderleri. Yakıt, yemek, nakliye, küçük alımlar gibi şantiye kasasından yapılan harcamalar; barınma, ofis, ulaşım.

Bu kalemleri ayrı ayrı bilmek, yalnızca toplam rakamı bilmekten çok daha değerlidir; çünkü “fazla harcıyoruz” cümlesi nerede olduğunu söylemez.

Maliyet neden geç öğrenilir?

• Kayıtlar farklı yerlerde. İşçilik bir tabloda, malzeme faturada, kasa fişlerde, taşeron hakedişte durur; kimse hepsini bir araya getirmez.
• Fişler gecikir. Sahadaki küçük harcama fişi haftalarca cebinde kalır, ay sonunda toplanır.
• Bütçe kâğıtta kalır. Bütçe iş başında hazırlanır ama gerçekleşenle düzenli karşılaştırılmaz.
• Şantiye ayrımı yoktur. Birden fazla şantiyede ortak alımlar tek hesapta toplanınca hangisinin ne harcadığı bilinmez.

Bütçe ile gerçekleşeni karşılaştırmak

Maliyet takibinin amacı, bütçeyle gerçekleşeni aynı tabloda tutmaktır. Basit bir yöntem şudur: her şantiye için kalem bazında bütçe belirleyin; harcamayı kalemlerine göre kaydedin; düzenli aralıkla (haftalık) iki rakamı yan yana koyun.

Bir kalemin bütçeyi aşması tek başına alarm değildir; işin ne kadarının bittiğine bakmak gerekir. Örneğin bütçenin yüzde 60’ı harcanmışken iş yüzde 40 ilerlediyse bir sorun var demektir; yüzde 60’ı harcanmış ve iş yüzde 65 ilerlediyse gidişat normaldir. Bu yüzden bütçe, harcama ve ilerleme yüzdesi birlikte izlenmelidir.

Maliyet takip programında aranacaklar

• Kaynaktan akış. İşçilik puantajdan, malzeme tüketimden, harcama fişten gelmeli; aynı veriyi tekrar girmek gerekmemeli.
• Şantiye ve kalem kırılımı. Her şantiyenin harcaması kalemlerine ayrılabilmeli.
• Güncel görünüm. Rakam ay sonunda değil, bugün görünmeli.
• Bütçe karşılaştırması. Şantiye bütçesi ve sözleşme tutarı sistemde tanımlı olmalı.
• Yetki. Maliyeti herkes görmemeli; şef ya da puantör ücret ve maliyet göremez, yönetim görür.
• Fiş ve onay akışı. Kasa harcaması fotoğrafla girilmeli, yetkili onaylamalı.

Sahabaşı’nda canlı maliyet

Sahabaşı’nın “Canlı Maliyet” ekranı, her şantiyenin bugüne kadar ne harcadığını ve bütçeye göre nerede durduğunu gösterir. Şantiyeye dokunduğunuzda hangi kalemde (malzeme, işçilik, kasa) ne kadar gittiği görülür.

• İşçilik akışı. Mesai içinde, o gün işçiliğin ne kadara mal olduğu gün boyunca akar. İşçilik, bugünkü puantajın mesai saatlerine yayılarak hesaplanır.
• Hafta ve ay. Hafta ve ay toplamları ile “bu ay nereye gitti” dökümü aynı ekrandadır.
• Şantiye kasası. Yakıt, yemek, nakliye gibi küçük harcamalar fişin fotoğrafıyla girilir; yetkili fişe bakıp onaylar ya da reddeder.
• Şantiye kartı. Her şantiyenin adı, bütçesi, sözleşme tutarı ve ilerleme yüzdesi şantiye kartında durur; harcamanın ilerlemeyle dengeli olup olmadığına bakılabilir.
• Cari hesaplar. Tedarikçi, taşeron ve iş sahibi hesaplarında bakiye ve vade izlenir; bu hafta ödenecek tutar “Bugün” ekranında (yetkiliyseniz) görünür.

Canlı maliyet sayacı Sahabaşı’nın Standart paketinden itibaren bulunur; paket kapsamı için fiyat bölümüne bakın. Ana sayfadaki sayaç yalnızca bir gösterimdir ve gerçek veri değildir.

Bir maliyet tablosu nasıl okunur? (kurgusal örnek)

Rakamların uydurma olduğunu baştan söyleyelim; amaç okuma mantığını göstermek. Bir şantiyenin bütçesi 10 milyon TL olsun ve iş yüzde 40 ilerlemiş olsun:

İş yüzde 40 ilerlediğine göre malzeme (%52) ilerlemenin önünde gidiyor; işçilik de biraz önde. Bu bir alarm değil, bir soru işaretidir: malzeme ilerideki katlar için önceden mi alındı, yoksa fire ve fazla harcama mı var? Cevap stok ve tüketim kayıtlarında aranır. Taşeron kalemi geride kalıyorsa henüz hakedişi yapılmamış işler olabilir; bu durumda gerçek maliyet tabloda göründüğünden yüksektir.

Maliyet takibinde sık yapılan hatalar

• Yalnız faturayı saymak. Fatura gelmeden harcanan işçilik ve malzeme maliyette görünmez; gerçek maliyeti eksik gösterir.
• Taşeron hakedişini unutmak. Yapılmış ama hakedişi çıkarılmamış iş, maliyetin gizli parçasıdır.
• Bütçeyi hiç güncellememek. Kapsam değiştiyse bütçe de değişmelidir; yoksa karşılaştırma anlamsızlaşır.
• Kasayı ayrı tutmak. Küçük harcamalar ayrı bir defterde kalırsa şantiye maliyetine eklenmez.
• Tek rakama bakmak. Toplam yerine kalem ve şantiye kırılımına bakın.

Haftalık maliyet toplantısı için basit bir düzen

Programdan bağımsız olarak, haftada bir kısa bir maliyet bakışı bile gidişatı değiştirir:

1. Hangi şantiye bütçesini aşıyor? Aşan şantiyeye girin, hangi kalemde olduğuna bakın.
2. İlerleme ile harcamayı karşılaştırın. Dengesizlik varsa nedenini şantiye şefine sorun.
3. Onay bekleyen fiş ve hakedişleri kapatın. Onaylanmayan harcama, maliyette görünmez.
4. Önümüzdeki haftanın ödemelerine bakın. Vadesi gelen cari ödemeleri öne çıkarın.

Maliyet bilgisinin kalitesi, sahadaki kayıtların düzenine bağlıdır: puantaj, tüketim ve harcama fişi eksiksiz girilmezse hesaplanan maliyet de eksik olur. Hepsini bağlayan çerçeve için şantiye yönetim programı rehberine bakın.

Sık sorulan sorular

Bu rehber 20 Ekim 2026 tarihinde yazıldı. Mevzuata dair bölümler genel bilgi amaçlıdır; kendi işiniz için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza danışın. Sahabaşı özelliklerinin ayrıntısı için özellikler bölümüne bakın.