İnşaat malzeme ve stok takibi: şantiye depo programı nasıl olmalı?

Şantiyede stok takibi neden zordur?

Bir fabrikanın deposundan farklı olarak şantiye deposu sürekli hareket eder: malzeme birden fazla noktaya dağılır, kat kat sahaya çıkar, bir kısmı açıkta bekler, bir kısmı başka şantiyeye gider. Üstelik malzemeyi isteyen (şef), onaylayan (satın alma), teslim alan (depocu) ve ödeyen (muhasebe) farklı kişilerdir. Aralarındaki bilgi telefonla ve mesajla akarsa şunlar olur:

• Aynı malzeme iki kez sipariş edilir ya da hiç sipariş edilmez.
• İrsaliyedeki miktar ile gelen miktar farklıdır ama fark kayda geçmez.
• Depo bakiyesi ile gerçek miktar zamanla ayrışır.
• Malzemenin hangi şantiyeye harcandığı bilinmediği için maliyet doğru dağıtılamaz.

Düzenli bir malzeme akışı

Hangi aracı kullanırsanız kullanın, sağlıklı bir malzeme akışı beş adımdan oluşur:

1. Talep. İhtiyacı sahadaki kişi yazılı olarak açar: şantiye, malzeme, miktar, birim ve “ne zamana lazım”.
2. Onay ve sipariş. Satın alma talebi kontrol eder, fiyatlara bakar, tedarikçiye sipariş verir.
3. Teslim alma. Mal gelince depocu irsaliyeyi kontrol eder; gelen miktar siparişle karşılaştırılır ve onaylanınca stoğa girer.
4. Tüketim ve transfer. Sahaya çıkan miktar şantiye bazında yazılır; başka depoya giden malzeme transfer olarak işlenir.
5. Sayım. Belirli aralıklarla gerçek miktar sayılır, farklar işaretlenir.

Bu zincirdeki her halka bir kayıttır; kayıt yoksa stok “tahmin”dir. Programın işi, bu kayıtların kimden geldiğini ve nerede durduğunu açık tutmaktır.

Şantiye depo programında aranacak özellikler

• Talep durumunun görünmesi. Talebin “bekliyor, onaylandı, yolda, teslim” aşamalarından hangisinde olduğu listede görünmeli.
• Fotoğraflı irsaliye. Kâğıt irsaliyenin fotoğrafı kayda eklenmeli; satırlar onaylandıktan sonra stok güncellenmeli.
• Birden fazla depo. Merkez depo, şantiye deposu ve aralarında transfer.
• Şantiye bazlı tüketim. Malzemenin hangi şantiyeye harcandığı kaydedilebilmeli.
• Sayım ve fark. Gerçek miktar yazıldığında program farkı göstermeli.
• Tükenme uyarısı. Hangi malzemenin kaç gün yeteceğini söylemeli.
• Fiyat listesi. Tedarikçiye göre güncel birim fiyatlar yan yana görülebilmeli.
• Yetki. Depocu stoğu yönetmeli ama birim fiyat ve maliyeti görmemeli.

Sahabaşı’nda malzeme ve stok

Sahabaşı’nda malzeme akışı “Satın Alma & Depo” grubunda toplanır. Kullanım kılavuzundaki adımlar şöyledir:

Malzeme talebi

Şef “Kaydet → Malzeme talebi” ile şantiyeyi ve ne zamana lazım olduğunu seçer; malzeme adı, miktar ve birimi listeye ekler (birden fazla kalem olabilir) ve gönderir. Talep satın almaya düşer; yetkili kişi kalemleri kontrol edip onaylar ya da gerekçeyle reddeder. Talebin üstündeki çizgi “Bekliyor → Onaylandı → Yolda → Teslim” aşamalarını gösterir.

İrsaliye ve mal kabul

Tedarikçiden gelen malın irsaliyesinin fotoğrafı çekilir; tedarikçi, irsaliye numarası, tarih ve depo girilir, malzeme satırları eklenir. Depo sorumlusu kontrol edip “Onayla ve stoğa gir” der; malzeme o zaman otomatik stoğa girer. Fotoğrafı çekilmiş ama onaylanmamış irsaliyeler taslak olarak bekler ve “Bugün” ekranında sayısı görünür.

Tüketim, transfer ve sayım

Sahaya giden malzeme “Tüketim gir” ile yazılır; depo bakiyesi kendiliğinden düşer. Başka depoya giden malzeme transfer edilir. Sayımda depodaki gerçek miktar yazılır; fark varsa program gösterir.

Tükenme tahmini

Sahabaşı son 14 günün tüketimine ve tedarik süresine bakarak hangi malzemenin kaç gün yeteceğini hesaplar. “Bugün sipariş ver” listesinden tek seferde talep oluşturabilirsiniz; satın alma, “Bugün” ekranında “bugün sipariş verilmeli” göstergesini görür.

Fiyat listesi

Fiyat Listesi’nde malzemenin tedarikçilere göre güncel birim fiyatları yan yana durur; satın alma karşılaştırmayı buradan yapar. Mevcut listeniz varsa malzeme ve tedarikçileri hazır Excel şablonuyla toplu yükleyebilirsiniz.

Ne zaman sipariş verilmeli?

Stok yönetiminin en pratik sorusu şudur: “ne zaman sipariş vermeliyim?” Basit bir mantık yürütebilirsiniz:

• Günlük tüketimi bilin. Son birkaç haftada günde ortalama ne kadar harcandı?
• Tedarik süresini bilin. Sipariş verdikten kaç gün sonra mal şantiyede olur?
• Sipariş noktası = günlük tüketim × tedarik süresi. Depodaki miktar bu değerin altına düşmeden sipariş verilmelidir. Güvenlik payı olarak biraz fazlasını eklemek de mantıklıdır.

Örneğin günde ortalama 2 ton demir harcanıyor ve tedarik 4 gün sürüyorsa, depodaki miktar 8 tonun altına inmeden sipariş vermelisiniz (kurgusal örnek). Sahabaşı’nın tükenme tahmini tam olarak bu hesabı, her malzeme için son 14 günün tüketimiyle sizin yerinize yapar.

Fire ve zayiatı gözden kaçırmayın

Kesim artığı, kırılma, hava koşulunun bozduğu malzeme ve çalınma gibi kayıplar stokta “açık” olarak görünür. Haftalık sayımda çıkan farkları hemen sorgulayın; farklar büyümeden fark edilirse nedenini bulmak kolaydır.

Kim neyi görmeli?

Malzeme işinde yetki ayrımı hem hatayı hem suiistimali azaltır. Sahabaşı’nın hazır rollerinde Depo Sorumlusu stok, irsaliye, teslim alma, transfer ve sayım yapar; birim fiyat ve maliyet görmez. Satın Alma talepleri onaylar, sipariş verir, fiyat tutar. Şantiye Şefi talep açar ve teslim alır. Merkez Mühendis ise çoğu ekranı yalnız görüntüler; yazabildiği tek şey malzeme talebidir. Böylece depoyu yöneten kişi ile fiyatı yöneten kişi aynı olmaz.

Depoda düzeni korumak için dört alışkanlık

1. İrsaliyeyi aynı gün işleyin. Günlerce biriken irsaliyeler, hangi malın ne zaman geldiğini unutturur.
2. Tüketimi sahaya çıkarken yazın. Akşam hatırlayarak yazılan tüketim, sayımda fark çıkarır.
3. Haftalık kısa sayım yapın. Her şeyi değil, çok hareket eden ve pahalı kalemleri sayın; farklar erken görünür.
4. Talepte tarih yazın. “Acil” her talepte yazılırsa hiçbir şey acil olmaz; ne zamana lazım olduğunu net belirtin.

Stokta harcanan malzemenin şantiye maliyetine etkisini maliyet takibi rehberinde anlattık. Programın genel çerçevesi için şantiye yönetim programı rehberine bakın.

Sık sorulan sorular

Bu rehber 20 Ekim 2026 tarihinde yazıldı. Mevzuata dair bölümler genel bilgi amaçlıdır; kendi işiniz için mali müşavirinize ya da hukuk danışmanınıza danışın. Sahabaşı özelliklerinin ayrıntısı için özellikler bölümüne bakın.